Datenschutzerklärung

Das Wichtigste in Kürze

• Wir erheben nur, was der Book Exchange zum Funktionieren braucht: dein Konto, deine Angebote, deine Reservierungen und deine Nachrichten.
• Andere Schülerinnen und Schüler sehen nur deinen Anzeigenamen, nie deine E-Mail-Adresse. Deine Angebote sehen nur Schülerinnen und Schüler deiner eigenen Schule.
• Wir verwenden keine Werbung, kein Tracking und keine Analysedienste und verkaufen niemals Daten.
• Chatnachrichten werden zum Schutz der Schülerinnen und Schüler automatisch geprüft, teilweise durch OpenAI in den USA (nur der Text, ohne deinen Namen).
• Bankdaten für eine Überweisung werden verschlüsselt gespeichert, nur deinem Käufer angezeigt und nach dem Verkauf gelöscht.
• Du kannst dein Konto jederzeit in deinen Kontoeinstellungen löschen.

Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO: Conseil Supérieur des Élèves (CoSup), die Schülervertretung der Europäischen Schulen Wilhelmstr. 62, 75323 Bad Wildbad, Deutschland E-Mail: [email protected]

Kontakt für Datenschutzfragen: [email protected]

Datenschutzbeauftragter: [TODO: name and contact of the data protection officer, or state that CoSup has not appointed one]

Der Book Exchange ist ein unabhängiges Projekt von CoSup. Er wird nicht von den Europäischen Schulen betrieben, unterstützt oder kontrolliert, und die Europäischen Schulen sind weder für seine Inhalte noch für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Plattform verantwortlich.

Dein Konto

Wenn du dich mit E-Mail-Adresse und Passwort registrierst, speichern wir: deine E-Mail-Adresse, dein Passwort (nur als sicherer Hashwert, nie lesbar), deinen Anzeigenamen, deine Schule, deine Rolle (Schüler/in, Moderator/in oder Admin), deine Sprache, deine E-Mail-Einstellungen, ob deine E-Mail-Adresse bestätigt ist, sowie wann dein Konto erstellt und geändert wurde. Deine Schule wird anhand deiner Schul-E-Mail-Adresse zugeordnet; deshalb schicken wir an diese Adresse einen Link zur Bestätigung. Bis du sie bestätigt hast, kannst du dich umsehen, aber nichts verkaufen, reservieren oder Nachrichten senden. Außerdem speichern wir, wann du dich zuletzt angemeldet hast, damit ungenutzte Konten gelöscht werden können (siehe Speicherdauer).

Wir nutzen diese Daten, um dein Konto anzulegen, dich anzumelden, anderen Schülerinnen und Schülern deinen Anzeigenamen zu zeigen, dir nur deine eigene Schule anzuzeigen und dir die unten beschriebenen E-Mails zu senden. Andere Schülerinnen und Schüler sehen deine E-Mail-Adresse nie.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung des Dienstes, für den du dich angemeldet hast). [TODO: confirm with the data protection officer whether the legal basis is the terms of use (Art. 6(1)(b)) or consent (Art. 6(1)(a))]

Anmeldung mit deinem Microsoft-Schulkonto

Dieser Abschnitt gilt, sobald die Anmeldung mit Microsoft für den Book Exchange eingeschaltet ist. Bis dahin meldest du dich mit E-Mail-Adresse und Passwort an.

Du kannst dich mit dem Microsoft-Konto anmelden, das dir die Europäischen Schulen bereitgestellt haben. Microsoft übermittelt uns dabei: deine Microsoft-Konto-ID, deinen Schulcode, deinen Status als Schüler/in, die Kontoart, die Schul-E-Mail-Adresse und die Organisation, zu der das Konto gehört. Wir nutzen diese Angaben nur, um zu prüfen, dass du aktuell eine Europäische Schule besuchst, und um deine Schule zuzuordnen. Deine Schul-E-Mail-Adresse, deine Microsoft-Konto-ID und Microsoft-Tokens speichern wir nicht. Wir speichern nur einen pseudonymen Fingerabdruck deiner Konto-ID (einen mit einem geheimen Schlüssel gebildeten HMAC-SHA256-Wert, aus dem sich die ID nicht zurückrechnen lässt), damit wir dich beim nächsten Mal wiedererkennen, sowie die private E-Mail-Adresse, die du uns angibst. Solange die Anmeldung mit Microsoft eingeschaltet ist, kann sich ein mit Microsoft verbundenes Konto nur mit Microsoft anmelden, und einmal im Jahr bitten wir dich, dich erneut mit Microsoft anzumelden, um zu bestätigen, dass du noch Schüler/in bist (siehe Speicherdauer).

Die Microsoft-Konten werden von den Europäischen Schulen in ihrem eigenen Microsoft Entra ID betrieben. Microsoft verarbeitet die Anmeldung im Auftrag der Europäischen Schulen, nicht im Auftrag von CoSup.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, sicherzustellen, dass nur Schülerinnen und Schüler der Europäischen Schulen die Plattform nutzen).

Angebote, Reservierungen und Übergabe

Wenn du ein Buch verkaufst, speichern wir das Buch (Titel, Autor, Fach, ISBN und ähnliche Angaben), seinen Zustand und Preis, deine Fotos, den Status des Angebots und nach dem Verkauf den Käufer und das Verkaufsdatum. Fotos werden vor dem Hochladen in deinem Browser neu gespeichert, damit versteckte Informationen (zum Beispiel der Aufnahmeort) entfernt werden; unser Server weist Fotos zurück, die solche Informationen noch enthalten.

Wenn du ein Buch reservierst, speichern wir die Reservierung (Käufer, Verkäufer, Angebot, Status, Zeitpunkte) und die Schritte der Übergabe: die Bestätigungen von euch beiden, Erinnerungen und gemeldete Probleme. Anfragen, die der Verkäufer nicht beantwortet, verfallen nach 48 Stunden. Du kannst höchstens 3 offene Reservierungen haben und höchstens 10 Anfragen pro Tag senden.

Deine Angebote und dein Anzeigename sind nur für Schülerinnen und Schüler deiner eigenen Schule sichtbar. Auch die Moderatorinnen und Moderatoren deiner Schule können sie sehen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Nachrichten und automatische Prüfung

Käufer und Verkäufer können sich zu einem Buch Nachrichten schreiben. Wir speichern die Nachrichten mit Absender und Zeitpunkt. Nur ihr beide könnt sie lesen. Moderatorinnen und Moderatoren sehen eine Unterhaltung nur, wenn sie gemeldet wird oder wenn die automatische Prüfung eine Nachricht beanstandet.

Zum Schutz der Schülerinnen und Schüler wird jede Nachricht geprüft, bevor sie angezeigt wird: zuerst mit Wortlisten auf unserem eigenen Server, dann durch den Moderationsdienst von OpenAI (OpenAI, L.L.C., USA). OpenAI erhält nur den Text der Nachricht, ohne deinen Namen, deine E-Mail-Adresse oder andere Kontoangaben, und gibt eine Sicherheitsbewertung zurück. Ist der Dienst nicht erreichbar, wird die Nachricht zugestellt und später geprüft.

Je nach Ergebnis kann eine Nachricht blockiert werden, es kann eine Meldung an die Moderatorinnen und Moderatoren deiner Schule entstehen, oder du siehst (wenn eine Nachricht darauf hindeutet, dass du dir selbst schaden könntest) einen Hinweis, wo du Hilfe bekommst. In dringenden Fällen erhält die Kontaktperson für Kinderschutz deiner Schule eine E-Mail, die nur einen Link zur Meldung enthält, keinen Nachrichtentext und keine Namen. Die automatische Prüfung entscheidet sonst nichts über dich, sie sperrt zum Beispiel kein Konto; das tut immer nur ein Mensch.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Zustellung der Nachrichten; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, Schülerinnen und Schüler, überwiegend Minderjährige, vor Mobbing, Missbrauch und Gefahren zu schützen) für die Prüfung und die Meldungen.

Bezahlung und Bankdaten

Bezahlt wird direkt zwischen Käufer und Verkäufer, in bar oder per Überweisung. CoSup erhält oder verwaltet niemals Geld.

Wenn du ein Buch verkaufst und für eine Überweisung Bankdaten teilst, speichern wir IBAN und Namen des Kontoinhabers verschlüsselt. Nur der Käufer dieses Verkaufs kann sie sehen, und nur solange die Reservierung angenommen ist. Der Zahlungs-QR-Code wird im Browser des Käufers erzeugt. Die Bankdaten werden automatisch gelöscht, sobald der Verkauf abgeschlossen, storniert oder abgelaufen ist, spätestens aber 14 Tage nachdem sie geteilt wurden. Wir schreiben sie nie in Protokolle.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wunschliste

Du kannst Bücher auf deine Wunschliste setzen. Wir speichern dann, welche Bücher du suchst, und einen Hinweis für dich, wenn an deiner Schule ein passendes Buch angeboten wird. Über neue Treffer informieren wir dich höchstens einmal täglich per E-Mail; diese E-Mails kannst du in deinen Kontoeinstellungen abschalten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Meldungen, Moderation und Sicherheit

Wenn du eine Nachricht, eine Unterhaltung, ein Angebot oder eine Person meldest, speichern wir, wer was gemeldet hat, den Grund, deine Erläuterung und die betroffene Nachricht, Unterhaltung oder das betroffene Angebot. Die Moderatorinnen und Moderatoren der betroffenen Schule und das IT-Team von CoSup prüfen Meldungen. Auch ihre Entscheidungen speichern wir, zum Beispiel ein ausgeblendetes Angebot mit Grund oder ein gesperrtes Konto mit Grund, wer es gesperrt hat und wann.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an einer sicheren Plattform); Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit das Gesetz über digitale Dienste der EU die Bearbeitung von Meldungen vorschreibt.

E-Mails

Wir senden E-Mails zur Bestätigung deiner E-Mail-Adresse, zum Zurücksetzen deines Passworts, zu Reservierungen und Übergaben (Anfragen, Antworten, Erinnerungen, Probleme), zu Treffern auf deiner Wunschliste, vor der Löschung eines ungenutzten Kontos, zur jährlichen Microsoft-Prüfung, bei einer Sperrung deines Kontos mit dem Grund sowie an die Kontaktperson für Kinderschutz einer Schule zu dringenden Meldungen. Erinnerungen und Wunschlisten-E-Mails sind freiwillig: Du kannst sie in deinen Kontoeinstellungen abschalten. E-Mails zu deinen Reservierungen und zur Sicherheit werden immer gesendet.

Der Versand erfolgt über ZeptoMail von Zoho [TODO: legal entity of Zoho that provides ZeptoMail] aus dessen Rechenzentrum in der EU. Zoho erhält deine E-Mail-Adresse und den Inhalt der E-Mail und speichert Zustellprotokolle [TODO: how long ZeptoMail keeps delivery logs].

Buchangaben (ISBN-Abfragen)

Wenn du eine ISBN eingibst oder scannst, fragt unser Server bei Open Library (Internet Archive, USA) und Google Books (Google, USA) die Buchangaben und das Titelbild ab. Übermittelt wird nur die ISBN, und zwar von unserem Server aus; diese Dienste erhalten also weder deine IP-Adresse noch sonstige Angaben über dich. Auch Titelbilder werden über unseren Server geladen. Das Scannen des Strichcodes findet vollständig in deinem Browser statt; Kamerabilder werden nicht hochgeladen.

Server-Protokolle

Wenn du den Book Exchange nutzt, protokolliert unser Server für jede Anfrage technische Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse, das Ergebnis und die Browserkennung. Wir brauchen das, um den Dienst sicher zu betreiben und Fehler zu finden. Diese Protokolle werden nach 7 Tagen gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb des Dienstes).

Cookies und Speicher in deinem Browser

Wir verwenden nur Cookies und Browserspeicher, die für den Betrieb des Book Exchange unbedingt erforderlich sind oder eine von dir getroffene Auswahl speichern. Wir verwenden keine Werbe-, Tracking- oder Analyse-Cookies. Deshalb zeigen wir kein Cookie-Banner (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz, TDDDG).

• Cookie „pb_auth“: hält dich angemeldet. Wird bei der Anmeldung gesetzt und bei der Abmeldung entfernt; deine Anmeldung endet nach einer Weile ohne Nutzung.
• Cookie „NEXT_LOCALE“: merkt sich die gewählte Sprache. Wird nur gesetzt, wenn du die Sprache selbst wechselst.
• Sicherheits-Cookie von Cloudflare (zum Beispiel „__cf_bm“): kann von Cloudflare (siehe unten) gesetzt werden, um Menschen von automatisierten Angriffen zu unterscheiden. Für die Sicherheit unbedingt erforderlich; läuft nach höchstens 30 Minuten ab.
• Browserspeicher (Local Storage): deine Anmeldung, deine Wahl zwischen hellem und dunklem Design und ob auf diesem Gerät Benachrichtigungssymbole angezeigt werden.
• Sitzungsspeicher (Session Storage): ISBNs, die du gerade eingibst, um mehrere Bücher auf einmal anzubieten, bis du den Tab schließt.

Schriftarten werden von unserem eigenen Server ausgeliefert; es werden keine Anfragen an Google oder andere Schriftartdienste gesendet.

Empfänger der Daten

• Andere Schülerinnen und Schüler deiner Schule: dein Anzeigename und deine Angebote; dein Käufer oder Verkäufer: deine Nachrichten und, wenn du sie teilst, deine Bankdaten.
• Die Moderatorinnen und Moderatoren deiner Schule und das IT-Team von CoSup: was sie brauchen, um Meldungen zu bearbeiten und die Plattform zu betreiben.
• Die Kontaktperson für Kinderschutz deiner Schule: einen Link zu dringenden Meldungen.
• netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe, Deutschland: Hosting aller Plattformdaten auf Servern in Deutschland (Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO).
• Zoho (ZeptoMail), Rechenzentrum in der EU: Versand von E-Mails (Auftragsverarbeiter).
• OpenAI, L.L.C., USA: Prüfung des Textes von Chatnachrichten (Auftragsverarbeiter).
• Cloudflare, Inc., USA: Jede Verbindung zum Book Exchange läuft über das Netzwerk von Cloudflare (Namensauflösung, Verschlüsselung, Schutz vor Angriffen), das dafür IP-Adressen und Anfragedaten verarbeitet (Auftragsverarbeiter).
• Behörden, nur soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Daten außerhalb der EU

Alle Plattformdaten werden in Deutschland gespeichert. Zwei Dienste haben Bezug zu den USA: Der Text von Chatnachrichten wird für die Sicherheitsprüfung an OpenAI übermittelt, und Verbindungen laufen über das weltweite Netzwerk von Cloudflare, das IP-Adressen auch außerhalb der EU verarbeiten kann. [TODO: transfer mechanism for OpenAI and Cloudflare: the EU-US Data Privacy Framework where the company is certified under it, otherwise the EU standard contractual clauses in its data processing addendum; confirm that both addenda have been accepted] Nach den API-Bedingungen von OpenAI wird der Text nicht zum Training von Modellen verwendet und höchstens 30 Tage zur Erkennung von Missbrauch gespeichert.

Speicherdauer

• Dein Konto: bis du es löschst. Meldest du dich 12 Monate lang nicht an, schicken wir dir eine E-Mail; meldest du dich dann innerhalb von 30 Tagen immer noch nicht an, wird das Konto gelöscht. Konten von Moderatorinnen, Moderatoren und Admins verwaltet CoSup.
• Mit Microsoft-Anmeldung: Hast du dich seit Beginn des Schuljahres (1. September) nicht mit Microsoft angemeldet, schicken wir dir ab dem 1. Oktober eine E-Mail; meldest du dich innerhalb von 30 Tagen nach dieser E-Mail nicht mit Microsoft an (zum Beispiel weil du die Schule verlassen hast), wird dein Konto gelöscht.
• Bankdaten: werden automatisch gelöscht, wenn der Verkauf abgeschlossen, storniert oder abgelaufen ist, spätestens aber 14 Tage nachdem sie geteilt wurden.
• Reservierungsanfragen: verfallen nach 48 Stunden ohne Antwort; abgeschlossene und stornierte Reservierungen bleiben als Teil des Verkaufsverlaufs erhalten.
• Angebote: 6 Monate nachdem ein Angebot verkauft oder zurückgezogen wurde, werden seine Fotos gelöscht und die Verbindung zu Verkäufer und Käufer entfernt; der Rest (Buch, Preis, Zustand, Zeitpunkte) bleibt für anonyme Statistiken erhalten.
• Nachrichten: werden 6 Monate nach der letzten Nachricht in der Unterhaltung gelöscht, außer eine Meldung dazu ist noch offen.
• Meldungen: 12 Monate nach Abschluss einer Meldung werden die betroffenen Personen und Inhalte entfernt; nur Grund und Zeitpunkte bleiben für Statistiken erhalten.
• Server-Protokolle: 7 Tage (siehe oben).

Wenn du dein Konto löschst, entfernen wir deine E-Mail-Adresse, dein Passwort, deinen Anzeigenamen und die Verknüpfung mit Microsoft beenden deine offenen Reservierungen und Angebote und löschen deine Wunschliste. Nachrichten, die du gesendet hast, bleiben in der Unterhaltung der anderen Person erhalten und werden als „Deleted user“ angezeigt, bis sie wie oben beschrieben gelöscht werden; Meldungen über dich bleiben für die Moderation erhalten, solange sie zur Bearbeitung nötig sind.

Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft über deine Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16) und Löschung (Art. 17), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), auf Herausgabe in einem gängigen Format (Art. 20) und auf Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf unserem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21). Beruht eine Verarbeitung auf deiner Einwilligung, kannst du sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Vieles kannst du selbst in deinen Kontoeinstellungen erledigen: Anzeigenamen ändern, freiwillige E-Mails abschalten, dein Konto deaktivieren oder löschen. Für alles andere schreib an [email protected].

Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für CoSup zuständig ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW), Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, [email protected], https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de. Du kannst dich auch an die Aufsichtsbehörde in dem Land wenden, in dem du wohnst.

Schülerinnen und Schüler unter dem Alter der digitalen Einwilligung

Der Book Exchange richtet sich an Schülerinnen und Schüler der Europäischen Schulen, von denen die meisten minderjährig sind. Bist du jünger als das Alter, ab dem du in deinem Land selbst in die Verarbeitung deiner Daten einwilligen darfst (je nach Land zwischen 13 und 16 Jahren), muss ein Elternteil oder eine sorgeberechtigte Person zustimmen, bevor du den Book Exchange nutzt. [TODO: how parental consent is collected, e.g. the parental consent form, once confirmed with the data protection officer]

Sicherheit

Alle Verbindungen sind verschlüsselt (HTTPS). Passwörter werden nur als Hashwerte gespeichert, Bankdaten nur verschlüsselt. Moderatorinnen und Moderatoren sehen nur Daten ihrer eigenen Schule. Administrativen Zugriff hat nur das IT-Team von CoSup. Wir speichern so wenig wie möglich: keine Schul-E-Mail-Adressen bei der Microsoft-Anmeldung, keine Aufnahmeorte von Fotos, kein Tracking.

Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich der Book Exchange oder die Rechtslage ändert. Das Datum oben zeigt die aktuelle Fassung. Rechtlich verbindlich ist nur die deutsche Fassung; die anderen Sprachen sind Übersetzungen.